Die Arbeit im Ehrenamt ist ein zentraler Pfeiler unserer Gesellschaft. Doch gerade bei der Nutzung digitaler Kommunikationsmittel lauern rechtliche und praktische Herausforderungen, insbesondere im Bereich des Datenschutzes. Ein häufiger Stolperstein ist die Verwendung privater E-Mail-Adressen für die ehrenamtliche Tätigkeit.

Warum ist das ein Problem?

Die Nutzung privater E-Mail-Adressen kann datenschutzrechtlich bedenklich sein, weil sie oft nicht den Sicherheitsanforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen. Ehrenamtliche verarbeiten in der Regel personenbezogene Daten, etwa die von Mitgliedern, Sponsoren oder anderen Vereinskontakten.

Die Risiken dabei:

• Verletzung der Datensicherheit: Private E-Mail-Provider bieten möglicherweise keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung oder ausreichend sichere Server.
• Vermischung von Daten: Die Trennung zwischen privaten und vereinsbezogenen Informationen wird erschwert, was zu Verstößen gegen die Zweckbindung führen kann.
• Unkontrollierter Zugriff: Familienmitglieder oder Mitbewohner könnten unabsichtlich Zugriff auf vertrauliche Daten erhalten.
• Rechtliche Konsequenzen: Vereine können bei Datenschutzverletzungen zur Verantwortung gezogen werden, auch wenn diese durch einzelne Ehrenamtliche verursacht wurden.

Lösungsansätze

Einrichtung von Vereins-E-Mail-Adressen:
Der Verein sollte für alle Ehrenamtlichen eigene E-Mail-Adressen mit einer sicheren Domain einrichten (z. B. vorname.nachname@vereinsname.de). Diese lassen sich oft über kostengünstige Hosting-Anbieter realisieren. STRATO bietet dies für 25 eMail-Adressen für nur 3 Euro pro Monat an, inkl. einer Domain. https://www.strato.de/mail/

Schulung der Ehrenamtlichen:
Ehrenamtliche sollten grundlegende Kenntnisse zum Thema Datenschutz erhalten, z. B. durch kurze Workshops oder Infomaterial. Dabei sollten folgende Punkte vermittelt werden:

• Umgang mit personenbezogenen Daten
• Bedeutung von Verschlüsselung und sicheren Passwörtern
• Vorsicht bei der Nutzung öffentlicher WLAN-Netzwerke

Trennung von privater und ehrenamtlicher Kommunikation:
Klare Anweisungen, dass private E-Mail-Adressen nicht für die Vereinsarbeit genutzt werden dürfen, schaffen Sicherheit.

Einsatz eines Vereinsportals oder einer App:
Moderne Vereinsverwaltungs-Tools bieten sichere Kommunikationsmöglichkeiten, die vollständig DSGVO-konform sind. Damit lassen sich viele typische E-Mails ersetzen.

Praxisbeispiel

Ein Gartenverein stellt seinen Vorstandsmitgliedern personalisierte E-Mail-Adressen zur Verfügung. Diese werden zentral verwaltet und mit einem sicheren Passwort versehen. Zusätzlich wird ein Cloud-Dienst genutzt, der Zugriff auf Mitgliedsdaten nur über das Vereinskonto ermöglicht. So bleibt die Kontrolle über die Daten beim Verein, auch wenn ein Ehrenamtlicher sein Amt niederlegt.

Fazit

Die Nutzung privater E-Mail-Adressen im Ehrenamt birgt erhebliche Datenschutzrisiken, die durch einfache Maßnahmen minimiert werden können. Der Einsatz sicherer Vereins-E-Mail-Adressen und Schulungen zum Datenschutz gehören zu den Grundlagen moderner Vereinsarbeit. Nur so können Ehrenamtliche und Vereine ihrer Verantwortung gerecht werden und sensible Daten schützen.