Von Sabine Gaul, Schatzmeisterin eines gemeinnützigen Vereins

Nach über 30 Jahren Erfahrung in der Vereinsverwaltung und mit einem professionellen Blick auf Buchhaltungssysteme war die Einführung von „Gartenbund Pro“ auch für mich eine kleine Herausforderung – aber eine, die sich gelohnt hat!

Datenübernahme trotz Komplexität machbar
Bei rund 90 Parzellen war der Import der Stammdaten nicht ganz ohne, aber mit etwas Vorbereitung sehr gut umsetzbar.

Starke Verknüpfung von Pächterdaten und Parzellen
Die durchgängige Verbindung von Personendaten mit der Parzelle, inklusive digitaler Dokumentenablage, bietet nicht nur Transparenz, sondern auch neue Möglichkeiten – z. B. beim Testen von digitalen Bauanträgen. Die Cloudlösung ermöglicht es außerdem das mehrere Nutzer gleichzeitig auf den gleichen Datenstamm zugreifen. Das ist für mich das ultimative Highlight da es die Arbeit ungemein erleichtert.

Finanzpositionen und Vorschau-Tools sind praxisnah
Besonders gelungen ist die Einrichtung der Finanzpositionen für Jahresrechnungen mit Vorschau auf Abrechnungsvolumen. Die Schwundverteilung bei Strom und Wasser ist ebenfalls ein durchdachtes Feature.

Flexible Testabrechnungen
Rechnungen können beliebig oft testweise gerechnet werden – ideal, um Fehler frühzeitig zu erkennen und zu korrigieren.

Arbeitsstundenverwaltung leicht gemacht
Die Erfassung und Kontrolle der Arbeitsstunden ist intuitiv und selbsterklärend.

Was ggf. noch optimiert werden könnte:

Stornierungen bei Teilzahlungen sind aufwendig
Hier wäre ein anwenderfreundlicherer Prozess dringend wünschenswert.

Anmerkung der Redaktion:

Ja, wenn falsche Rechnungen erstellt werden – unabhängig davon, ob bereits Teilzahlungen erfolgt sind – müssen diese storniert und korrekt neu ausgestellt werden. Nur so ist eine saubere und nachvollziehbare Buchführung gewährleistet. Wir wissen: Stornierungen bei Teilzahlungen sind aktuell noch aufwendig, doch die klare Trennung und Korrektur fehlerhafter Vorgänge ist buchhalterisch zwingend notwendig. Eine Vereinfachung dieses Prozesses steht bereits auf der Wunschliste für kommende Updates.

Laubenversicherung nicht direkt mit Finanzposition verknüpfbar
Zwar wird in der Parzelle abgefragt, ob eine Laubenversicherung besteht – jedoch lässt sich dies aktuell nicht direkt mit einer Finanzposition verbinden.

Anmerkung der Redaktion:

In der Region Leipzig wird der Stadtverband zukünftig selbst mit Gartenbund Pro arbeiten und einen Versicherungsmanager integrieren. Damit werden die Versicherungspositionen beim jeweiligen Mitglied zentral verwaltet und die zugehörigen Finanzpositionen automatisch vorgegeben. Ein funktionaler Weg besteht sogar schon jetzt: Wenn die Versicherung nicht unter der Parzelle, sondern unter dem Reiter „Versicherungen“ beim jeweiligen Mitglied gepflegt wird – so wie es auch fachlich korrekt wäre –, kann man die Beiträge (welche seitens des Stadtverbandes vorgegeben werden) bereits gezielt zuordnen und verwalten.

Digitale Belegablage ohne Buchung nicht in der Buchhaltung sichtbar
Klar aus buchhalterischer Sicht: Solange ein Beleg nicht verbucht ist, erscheint er auch nicht in der Buchhaltung – weil die systemtechnische Verknüpfung fehlt. Für Neueinsteiger ist das allerdings erst mal gewöhnungsbedürftig, da der Beleg sichtbar abgelegt ist, aber buchhalterisch „unsichtbar“ bleibt. Auch hier wäre eine klarere Benutzerführung oder ein Hinweis hilfreich.

Ein vielversprechender Anfang 

Gartenbund Pro ein mächtiges Werkzeug für moderne Vereinsverwaltung. Ich freue mich besonders auf kommende Features wie den E-Mail-Versand von Rechnungen und den neuen Versicherungsmanager – und bin sicher, dass die Software Schritt für Schritt noch besser werden wird.

Sabine Gaul
Schatzmeisterin KGV Mariental Leipzig