Als Vorstand eines Kleingartenvereins steht man vor der Herausforderung, Vereinsverwaltung effizient und rechtssicher zu organisieren. Lange Zeit haben wir mit Excel-Tabellen, separater Buchhaltungssoftware und Papierakten gearbeitet – das funktionierte irgendwie, war aber weder nachhaltig noch zukunftsfähig. Die Entscheidung für die Einführung von Gartenbund Manager Pro war deshalb ein bewusster Schritt in Richtung Digitalisierung.

Erste Schritte – der Aufwand lohnt sich

Zu Beginn bedeutete die Einführung der Software einen gewissen Aufwand: Alle Vereinsdaten mussten eingepflegt werden – Mitglieder, Parzellen, Versicherungen, Infrastrukturdaten. Das war arbeitsintensiv, hatte aber einen großen Vorteil: Wir haben im Zuge dessen sämtliche Daten überprüft und bereinigt. Ergebnis: eine saubere, strukturierte Datenbasis und eine neue Übersichtlichkeit im gesamten Verein.

Finanzen endlich zentral und nachvollziehbar

Ein großer Vorteil zeigte sich im Bereich der Finanzen. Die Jahresabrechnung konnte erstmals direkt über das System erstellt werden. Rechnungslegung, Mahnwesen, Buchführung – alles ist übersichtlich gestaltet und nachvollziehbar. Natürlich gab es Fragen zu einzelnen Buchungsvorgängen, aber durch Rückfragen beim Regionalverband oder bei 20Media konnten diese schnell geklärt werden. Vieles war am Ende gar nicht so kompliziert wie gedacht.

Keine Insellösungen mehr im Vorstand

Besonders wichtig war uns: Alle Vorstandsmitglieder sollten Zugriff auf die relevanten Daten haben. Keine getrennten Excel-Dateien mehr, kein ständiger Abgleich, kein Informationsverlust. Mit Gartenbund Manager Pro haben wir eine zentrale Plattform, auf die alle zugreifen können – jederzeit, auch mobil. Der berühmte Aktenordner wird nun durch das Smartphone ersetzt. Das spart nicht nur Papier, sondern verbessert auch den Datenschutz.

Anpassungsfähig und zukunftssicher

Jeder Verein hat seine Eigenheiten – das haben wir im Laufe der Einführung gemerkt. Gut war: Gemeinsam mit dem Regionalverband und der 20Media GmbH konnten wir für alle Besonderheiten Lösungen finden. Zudem entwickelt sich die Software laufend weiter. Was anfangs noch fehlte, wird heute Stück für Stück ergänzt: Versicherungsdokumente, Schnittstellen zum Finanzamt, Meldungen neuer Mitglieder, u. v. m.

Schneller Einstieg mit Schulung und Systemverständnis

Die Schulungen zur Software haben uns sehr geholfen. Sie haben nicht nur die Bedienung erklärt, sondern auch Hintergrundwissen zur Logik der Programmierung vermittelt. Das Verständnis der Verknüpfungen innerhalb der Software hat den Einstieg enorm erleichtert. Vorstandsmitglieder, die beruflich mit digitalen Systemen zu tun haben, finden sich besonders schnell zurecht.

Am Anfang gab es bei uns Respekt vor dem „neuen System“. Heute möchte niemand mehr zurück. Die Verwaltung ist transparenter, moderner und effizienter geworden. Gartenbund Manager Pro ist – anders als frühere Softwarelösungen – wirklich auf die Bedürfnisse von Kleingartenvereinen zugeschnitten. Für uns war die Umstellung ein großer Gewinn.

Michael Giehm – Vorsitzender des KGV Morgensonne e. V. Tautenhain